日常工作中,我们常会因为用错沟通方法,在不经意间打乱别人的工作节奏,或是浪费了自己的时间。
这节课和你分享,国内著名通信公司华为的内部员工,提升沟通效率的个技巧。
技巧一:掌握正确的沟通时机
华为高级管理顾问吴春波,曾讲述了一个和任正非沟通的片段:
年月日,我在参加硕士答辩时,接到任总打来的电话。
在电话里,任总问:
在忙什么?
我回答说:
正在参加硕士答辩。
听到我的回答,任总说:
那好,不打扰您了。
说完就立刻挂断了电话。
可以看到,虽然任正非选择了一个不合适宜的沟通时机,但当他发现时机不对后,便迅速结束了通话,中止了沟通。
通过这件事,任正非身体力行地向员工们诠释了一个道理:
不打乱别人工作节奏的沟通才会高效。
而想要做到不打扰别人,就要学会掌握正确的沟通时机。比如,你可以在沟通前,先确认对方的工作计划,在不打扰对方工作的情况下,进行沟通。
技巧二:制定详细的沟通计划
为了更好地提高沟通效率,华为很多员工,会为自己制定沟通计划表,以把握最适当的时间,与人沟通。
下面, 我们来看看一位华为员工的沟通计划表:
:~:,这段时间大多数人会紧张地做事,这时接到电话也无暇顾及,所以,尽量不要在这个时段打扰他人。
如果确实需要沟通,可以在:~:时沟通。这时,大家基本已处理完紧急事情,忙碌程度降低。
:~:,是午饭及休息时间,除非有急事,否则不要轻易去打扰他人,因为在这个时间段,大家都需要休息,为下午的工作养精蓄锐。
:~:,这段时间也尽量不要与人沟通,因为往往这时,大家会因为困意和烦躁,处于头脑糨糊的状态,此时做出的决策或给出的意见,往往不够准确。
:~:,经过了中午的休息和上午的任务处理,这个时段较适宜针对工作问题与人沟通。
:~:,下班休息时间,人的状态比较放松,此时不适宜就工作问题与大家沟通。因为经过一天的工作,身体比较疲惫,往往注意力不集中或心情欠佳。
:~次日早上:,这是下班后的私人时间,尽量不要与他人联系。
以上,是华为员工的详细沟通计划表。你也可以根据自己的工作性质,制定详细的沟通计划表,找到适合自己,又不会打扰到对方的沟通时间。
技巧三:礼貌地确认沟通意愿
一位华为销售人员要向客户递交资料。为了避免打扰客户,或无法见到客户,该销售人员提前与客户秘书取得了联系。
客户秘书告诉他:
客户当天有会议安排,会议时间的长度,也不能确定,无法预约准确的见面时间。
这个回复,并没有让销售人员放弃与客户的约见计划。而是在客户会议当天,多次向秘书了解客户便于沟通的时间。
到中午时,客户的会议结束,因为销售人员之前的再三嘱托,秘书及时提醒了客户这次的见面安排。最终,该销售人员获得了与客户的沟通机会,并赢得了客户的好感。
在这个案例中,我们可以看出,日常工作时,尽量不要贸然地拜访他人。如果实在有需要,一定要先了解对方的工作时间,并礼貌确认沟通意愿,以免给对方造成打扰。
比如,在沟通前,你可以礼貌地询问:
您现在方便吗?或者,我们约个合适时间再谈?
以上,就是华为员工提升沟通效率的个技巧:
、掌握正确的沟通时机;
、制定详细的沟通计划;
、礼貌地确认沟通意愿。