会议纪要是指在会议记录的基础上,对会议的主要内容,及议定的事项进行归纳整理后,发布于公司的具有指导性的工作执行文件。
会议纪要考验的是逻辑思维和抓重点的能力。一份好的会议纪要,可以提高开会效率,和员工开展工作时的执行力。
那么,具体怎么做?这节课和你分享,写好会议纪要的个步骤。
步骤一:弄清会议主题和每个参会人员的身份
在会议开始前,你必须向领导问清会议的主题和参会部门, 不然你写出的会议纪要,只是一份流水账。
如果你连参会人员的具体职务和身份都不知道,写出的会议纪要很容易没有逻辑、没有终点,抓不住核心结论。
比如,你参加的是甲方需求搜集会议,但却不知道那个寡言少语的男人是甲方大老板,因此没有重视他的发言。那么你的会议纪要,就已经输在了起跑线上。
步骤二:结论先行
会议纪要最重要的是,传达会议的各项结论。
而且最好是在开头,就阐述会议的结论,这样更明确直观,也能够让员工迅速明白,会议的结论是什么,从而吸引他往下读,了解具体内容。
关于确定会议结论,除了在会议过程中认真思考记录外,你还可以在会后和老板确认,以保证内容不会出错。
步骤三:把会议结论拆解成执行计划表
总结会议结论的目的,是为了更好的执行,更好的推进具体工作。所以,一份务实的会议纪要,还要包含具体的执行计划。
比如,你可以在邮件中,写好各个项目的负责人、参与人、任务标准、完成时间、交付对象,然后再把它群发到各个参会人邮箱。这样不仅能帮助同事更高效去执行任务,还能杜绝部门之间的相互推诿。
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步骤四:记录核心人物的发言,作为论据支撑
在一场会议中,起主导作用的一定是核心人物。比如老板、中高层管理者、会议发起人等,所以,他们的发言一定要重点记录。
原因有个:
)他们的发言含金量更高,包含更多会议重点;
)他们的发言更有说服力,能够作为工作执行时的论据支撑。
以上,就是写好会议纪要的个步骤:
、弄清楚会议主题和每个参会人员的身份;
、结论先行;
、把会议结论拆解成执行计划表;
、记录核心人物的发言,作为论据支撑。