商务往来中，一方拜访一方接待，接待工作做得如何也势必影响到后续的交流与沟通。要获得对方的好感、信任甚至成功合作，必须在接待过程中流露出真情实感，展现出应有的热情、真诚。在商务接待过程中，前期准备无疑是重要环境，提前作出谋划、尽早制定方案使得接待工作取得事半功倍的效果。那么该如何准备？
一、从“人”下手
.掌握拜访人员基本情况。作为接待方，要在接待工作开展之前尽可能详细地了解访客信息，可以通过与该公司的对接人联系，或者通过其他途径获得到访人员资料，如职位职级、性别、特点、公司是否有熟悉的人等等，确保接待对象明确。
.明确接待人员的工作职责。接待工作从来不是一两个人就可以完成的任务，一项完整的接待工作需要企业上下通力合作、协调配合，在接待前明确参与接待的工作人员，按组分工、按人分活，如：迎宾组、会务组、送别组、陪同组、摄影组等，保障接待工作全面细致。
.强化与第三方企业的沟通。涉及到大型接待活动的多半有专门的第三方公司提供服务，一方面可以减少本方部分工作任务，另一方面也可以提高接待质量，前提是做了充分、详细地沟通，这就体现准备工作的重要性。
二、以“物”为先
之前对接待方、拜访方、第三方都做了准备工作，那么在物这一方面也不能蜻蜓点水、走马观花似的不管不顾，也需要尽可能地谋划。
.准备好用于接待的车辆。在接待过程中车辆必不可少，根据迎接人员数量确定车辆，使用前应打扫干净，内外清洁保持卫生，同时给车辆加油保障续航里程。
.准备好会议场地及设备。相关接待人员请示汇报领导，确定会议场所、根据参会人员安排会议桌次，打印桌签、准备笔纸、添置水杯或瓶装饮用水，此外也要开启可能用到的设备如电脑、投影、麦克风等以备不时之需。对于茶话会等较为休闲的接待，也应准备一些水果、茶点。
.准备好送别的纪念品。为表达对于访客的感谢或者重视，在送别时接待方可以送上有本方特色的小礼品、小礼物，不仅能够促进双方沟通，同时也为今后进一步交流合作奠定良好基础。
三、为“事”而备
.明确接待目的。接待从来都不是没有目的的，有的是单纯的交流、有的是商务的合作会谈、也有的是一种谈判，所以要根据不同目的作出相应的调整，保障接待工作的完成。有明确的目的、才有确定的方向，有方向才能倾注更多人的力量。
.掌控行程，把握时间。每一次的接待是需要提前对接，在正式接待之前双方总是要进行相关信息的沟通，既要明确行程，方便规划参观、到访路线，同时掌握到访时间，合理安排食宿，应准备尽准备，为实现完整、完善、完美的接待工作助力。
