接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。应该做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。
1、及时接电话
一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，最好是在第2遍铃声响起时接听。铃声响6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。
2、调整心态
要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰的。
3、确认对方
对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问您是哪位？我能为您做什么？您找哪位？”如果对方找的人在旁边，你应该说：”请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，你应该告诉对方，并且问：“需要留言吗？我一定转告！”
4、讲话艺术
接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。
打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖。
5、用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。
6、挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
如果对方是上级或长辈，应让对方先挂断。
