接打电话是秘书最平常、最频繁的工作之一，但也是一门学问，也需要一些技巧。作为一名职业秘书，良好的电话沟通是体现了你的专业素养、业务能力、文化素质、气质风度、礼仪修养以及所在组织的形象。

因此在接打电话时要做到：

第一，在打电话前将要说的事情整理出来，一二三四，打个腹稿，说出条理来;

第二，应选择恰当的时间、地点和场合打电话，要考虑对方接电话是否方便，不要让对方感到为难或尴尬;

第三，打电话要言简意赅，表意清晰，长话短说，意思说完后要主动挂电话;

四，要在电话铃响三声之内拿起话筒，如果未能及时接起电话,应表示歉意，“对不起，让您久等了”;

第五，接电话的“开始曲”应规范但不能机械，不能像机器人那样用缺少温度的声音去完成这个程序;

第六，在受理电话时要边听边做记录，应建立受理电话记录本;

第七，接电话时要保持端正的姿态和清晰流畅的声音，不要以为对方看不见你，认真和微笑是能够通过电话传递的;

第八，接打电话结束,要对重要的信息(通常是4w2h)加以确认，即

who(何人，受话人与相关人) ；

when(何时，打来电话及电话中涉及事项的时间);

what(何事，电话主要内容及来电原因);

where(何地，来电沙及事项的地点)；

how(如何做，打电话的目的及要求);

howmuch(多少，电话内容中的具体数量即有关数据)。

第九，电话中不可闲聊，不能“煲电话粥”。

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