预计到交货期可能会延迟时，要及时跟客户说，不要交货期到了再说，这点要切记。因为你面对的客户不一定就是终端客户，有可能也是中间商，他也需要跟他的客户去沟通，如果你等货期到了或者过了再说，这谁不生气啊！
跟客户说明情况时，理由要足够充分，说话真诚但不低声下气。
每个公司在不同时期总会有一些特殊情况发生，或者因市场因素而导致本来计划内的项目却因此发生变化。基于特殊情况，应对时理由一定要考虑充分，让客户能够信服，而且要让他们知道你们已经做了很多努力但还是没办法。
通常交货延迟的说辞有很多，比如原材料供应紧张，送料晚了；包装厂太忙，材料延误；夏季限电，错峰用电；当地工业用电线路系统升级，停电了；商检耽误了时间或者夏季车间的空调坏了，气温太高，为了工人的安全，暂时停工维修等等，这些都是在生产过程中确实会出现的问题。
只要有几年采购经验的买家，都会碰到 N 次“停电”，“机器坏了”，“节假日”…… 买家对此已经是无语和无感了。
当然，更稳妥的做法就是告诉客户具体的技术问题或者工艺问题，比如某一环节设备的零部件发生了什么问题之类的，这种做法一是能降低客户对你的不满意，二能从侧面表明你对产品足够熟悉，对生产流程、工艺、产量等深谙于心，说不定会因此提升客户对你能力的认可。
如果是交货期严重延误，比如要拖一两个月，这种情况要怎么办？
一两个月，确实久得有点离谱，要是没有个非常非常合适的理由，比如什么机器坏了，物流不行这种理由，估计就不行了。
举个例子：有个朋友，也是做外贸的，他说之前接了一批订单，很高兴，跟工厂那边协调好后开始生产，没想到眼看着离交货期不久了，却被工厂通知说，订单交期可能要延误个20天左右，晴天霹雳啊，问了原因，原来是工厂升级改造了生产线，但没有提前跟他说，最后交期延误了。
20天，不是2天，你等得起，客户可等不起。怎么办？最后我朋友跟客户解释说：最近因为订单太多，生产比较紧张，所以延长了晚班的工作时间，有的工人不满意，到劳动局投诉我们，现在没办法只能停止夜班接受当地部门的调查，很多订单的交期可能会因此受到影响。等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先发一批货发过去，希望理解！
客户虽然有点不满意，但也是接受了我们说的交货期，中间也没有频繁催货。
注意，20天可以交货，为什么跟客户说的时候要一个月呢。大家想想，反正都延迟了，一个月客户也不会特别在意，如果实在不同意，再改，说会想尽一切办法赶进度。如果同意了，过个两天告诉他，可以提前一礼拜交货，客户会非常高兴，还会对你们的努力表示感谢，也让他们感受到我们对他们的重视。
最后，说下当你给客户写邮件说明情况时，有几个要点要注意下：
1、要把确切的交货期说出来，而且要按这个日期按时交货，做不到又再次解释，客户对你们的印象会大打折扣，下次就不会找你们下单了。
2、开门见山说会延迟交货，然后新的交货期是什么时候，我们对此感到很抱歉，再说下原因是什么？原因不要扒拉一大堆，客户看了会觉得你在推卸责任。最后再次表明很珍惜双当的合作关系，今后会尽全力避免类似事件发生。
注意：赶货过程中，要时不时去工厂转转，确保质量不要再出现问题；货赶完后，在客户没有明确确认之前，先不要轻易发货，一旦发了货可能会存在较大的风险。
总之，处理交货延期的原则永远是：不逃避，不推脱责任，积极沟通，选择恰当符合逻辑的解释，尽量提出补救方案，表现诚意，抓紧质量关卡。
