而在体制内,小赢注意到,以上这些软件用的并不多,反倒是微信工作群发挥了越来越大的作用,其中,通过工作微信群发送通知越来越频繁、范围越来越广,甚至颇有取代纸质版通知之势。
鉴于此,在介绍完几种常见通知的写法之后,小赢想和大家一起来看一看微信通知的写法,让工作信息顺利到达每个相关人员的“指尖”、进而到达“心间”,有效提高工作效率。
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微信通知的四个特点
1、篇幅简短
一般来说,发在微信群里的通知都比较简短,一般200字左右。如果按照一行13个字、一屏最多25行来计算的话,那么最多不超过325个字。
而一般的通知,少则一页,如果是指示性通知或者发布性通知,那么动辄好几页,字数是以千字计的。
所以,微信通知的篇幅比较简短,字数需要严格控制,尽量不超过200字。
2、文字精炼
由于篇幅限制,微信通知必须突出重点,文字尽可能精炼,否则,很容易让接收通知的人get不到重点,错失重要信息。
比如会议活动通知,如果通过微信发送,那就要把要点提炼出来,比如会议活动名称、时间、地点、参加人员等,诸如方案、议程等,就不太适合用微信文字发布了,可以作为通知附件同步发送。
3、时效性强
微信群大大提升了通知的时效性,为发通知的人提供了便利。如果有紧急事项,下班之后发送通知也成了工作的常态。
有一次曾在某天晚上20:16收到关于第二天上午9:00召开的会议通知,参会人员需当天回复。
4、覆盖面广
目前,微信工作群的覆盖面越来越广,大家手机里如果没有个几十个微信群,都不好意思和同事打招呼。
比如,小赢所在地市,常委会、政府工作会议、专题会议等重要会议通知都直接通过微信群发送。小赢所在单位大大小小建了十几个群,用于机关全员、中层干部、宣传信息等工作的信息交流。
这也就意味着,微信群覆盖了工作相关的所有人,那么,通知几乎可以发到任何相关的人处。
了解了微信通知的这几个特点,我们接下来就来讨论如何来写。
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拟写微信通知的五个要点
1、表明身份开好头
微信群里发的工作信息很多、很繁杂,为了充分引起大家注意,确保通知知晓率,在通知一开头,就需要表明身份,标注“会议通知”、“活动通知”、“紧急通知”、“预通知”、“正式通知”等。
比如下面这个例子:
【会议通知】各单位(部门):******。
小赢建议大家可以用类似的方括号来突出通知,能够抓人眼球,引起大家注意。
2、明确通知范围
紧跟着“会议通知”,我们需要列出通知所涉及的单位或人员范围。
比如,年度工作务虚会,就需要请“各单位(部门)负责人”参加;年度工作会议,则要求机关全体人员参加。
有的时候,通知范围涉及单位或人员较多,那么尽可能在正文部分列举,通知范围仅用相关部门(人员)即可,否则容易头重脚轻。
3、要素化写明通知内容
微信通知篇幅简短、文字精炼,需要以要素化形式来写明通知的内容。
比如,以下这个通知:
【会议通知】各单位(部门)负责人:根据区领导要求,定于2021年1月7日下午14:00在区政府3号楼****室召开区政府工作会议,请各单位(部门)主要领导参加。
会议通知要列明会议依据、名称、时间、地点、参会人员,不可多说一句无关紧要之话,否则就会显得臃肿不堪。
如果微信文字确实无法包含所有信息,那也可以采用文字+附件的形式来替代,比如在会议通知后附上word版会议方案,穷尽参会人员、写明会议议程和其他事项。
4、列明反馈形式
不论是微信通知,还是纸质版通知,通知的根本目的是发送信息、收集反馈。
所以在列明通知的主要内容之后,一定要把反馈形式写上去。有的时候,可以让相关人员直接在群内反馈。其他情况则需要注明联系人及联系方式。
比如:【会议通知】各单位(部门)负责人:********。收到请在群内反馈,谢谢!
或者:【会议通知】各单位(部门)负责人:********。请于**月**日**时前反馈出席情况,联系人:吕小赢,12345678911。
5、用好@功能
微信群作为日常沟通交流工具,有很多功能有助于发送通知。比如@所有人,可以使所有群成员收到消息提醒。
当然,如果某项工作并不涉及所有人,那么,定向@即可,这样既可以有效提醒,又可以减少对所有人的打扰。
好的,关于微信通知拟写的内容,就和大家讨论到这里了。
————划重点————
1、微信通知具有篇幅简短、文字精炼、时效性强、覆盖面广等特点。
2、要通过注明通知身份、明确相关范围、采用要素化写作、列明反馈形式、用好@功能,提高微信通知送达率。